Svårt att läsa nyhetsbrevet? Läs nyhetsbrevet på vår hemsida.
VilmaInfo nr 03
Instruktion för artikelnummerbyten
Ärende 211 - Artikelnummerbyten
Då väldigt många påverkas av när en leverantör byter artikelnummer på en stor del avsina produkter har gruppen beslutat att skapa en instruktion för artikelnummerbyten.
1. Anmäl artikelnummerbyte
Anmäl till Finfo att ni planerar att genomföra byte av artikelnummer på era befintliga produkter.
2. Instruktion för genomförande
-
Skapa Crosslista i Excel-dokument som innehåller:
-
Befintligt leverantörens artikelnummer
-
Nytt leverantörens artikelnummer
-
Benämning
-
Primärförpackningens GTIN
-
-
Kontrollera avtalspriser mot nya artikelnummer
-
Leverantörens ersättningsartikelnummer är obligatoriskt på de artiklar där nummerbyte skall ske
-
Skriv en motivering varför ni avser att byta artikelnummer
-
Skriv ett informationsbrev, om förestående artikelnummerbyte, som är avsett för era kunder
-
Tidplan innehållande:
-
Projektstart (datum när ”Genomförandet” startar)
-
Intern förberedelse
-
Produktion Finfo (maximalt 2 veckor)
-
Inläsning och uppdatering av register hos kund (4 veckor innan driftstart)
-
Driftstartsdatum (innan detta datum får ni INTE använda det nya artikelnumret i er kommunikation med kunden)
-
-
Under ”Genomförandet” bör ingen artikelinformation förändras som är i relation till de artiklar som byter artikelnummer.
3. Plan för genomförande
Skicka till Finfo (vilma@finfo.se):
-
Crosslista
-
Motivering
-
Informationsbrev
-
Tidsplan
4. OK för genomförande
Finfo (på uppdrag av Branschrådet Vilma) bekräftar, förutsatt att ni uppfyllt förutsättningarna, att det är OK att genomföra bytet enligt plan.
Därefter skickar ni in en artikelfil samt berörda kundunika avtalsfiler.
5. Produktion hos Finfo
Finfo bearbetar filen enligt gällande rutin (max 2 veckors behandlingstid förutsatt att filen är korrekt).
Finfo skapar en kompletterad Crosslista som även innehåller nya FIN-nummer.
6. Aktiviteter hos abonnenten
De förändrade artiklarna genomgår generellt följande steg:
-
Läsa in den nya filen
-
Statistik flyttas
-
Ingående beställningar, order, offerter och kundavtal/prislistor förs över till nya
-
Lagersaldon, lagerplatser, beställningspunkter, etc.
-
Interna artikelabonnemang skapas
-
Webbsidor och shopar uppdateras
-
Produktlänkar
-
Hyllkants- och palletiketter
7. Driftstart
Från och med detta datum kan ni använda det nya artikelnumret vid exempelvis fakturering.
Förklaring till denna åtgärd
Branschrådet har identifierat ett stort behov att skapa en rutin för övergång till nya artikelnummer från befintliga.
Hälsningar
Christer Green
Vill Du inte längre ha nyhetsbrev från Branschrådet-Vilma? Avsluta prenumerationen genom att klicka här, fylla i mailet och skicka.
