Ärendehantering och avvikelsehantering

Svårt att läsa detta? Gå in på vår hemsida och läs där istället!

Beskrivning av Tillvalstjänsten VilmaBas

 

1. Läs igenom nedanstående information

2. Anmäl dig för Tillvalstjänsten VilmaBas genom att skicka ett mejl till info@branschradet-vilma.se.

3. I mejlet skall framgå:

  • Företagsnamn, organisationsnummer, adress, postnummer, postadress
  • Ert namn
  • Er mejladress
  • De uppgifter och den märkning ni vill skall finnas med i den faktura som skickas till er avseende årsavgiften

 

4. Efter att vi mottagit ert mejl så skickas i retur till er inloggningsuppgifter samt en enklare instruktion för att komma igång.

 

Allmänt

Syftet med Träprojektet VilmaBas är att skapa en referensram för varuflödet av träprodukter och gemensam affärslogik som i grunden är lika för alla affärsrelationer och som stöds av på marknaden förekommande affärssystem.

Träprojektet VilmaBas = tre etapper

  • Etapp 1 – Bassortiment, driftstart 4 april 2011
  • Etapp 2 – Streckkoder och processlogik, beräknad driftstart 2 april 2012
  • Etapp 3 – EDI

Hörnstenar, etapp 1:

  • Produkter beskrivna med specifika egenskaper vilka är samlade i Bassortimentet VilmaBas 1.0.
  • Varje specificerad produkt är kopplad till ett unikt produkt-ID.
  • Leverantörer, som avser att använda detta produkt-ID, ska vara certifierade Vilmaleverantör med tillvalstjänsten VilmaBas.
  • Leverantörens produkter som uppfyller förutsättningarna för ett produkt-ID tillför, i artikelinformationen enligt Vilma 2.0 i fältet VilmaBas produkt-ID, aktuellt värde.

Affärsnyttan

På detta sätt tydliggörs leverantörens produkter som är identiska med de neutralt beskrivna i bassortimentet och på så sätt skapas ett gemensamt referensvärde för vad varje produkt ska uppfylla för egenskaper. Detta i sin tur leder till ett ökat förtroende för produkterna.

Ansvar

I det att man använder VilmaBas produkt-ID som referens åtar sig respektive part ansvaret för att varje produkt i samtliga delar överensstämmer med de angivna egenskapskraven. Eventuella tvister löses mellan leverantör och kund och samtliga egenskapsdeklarationer är att betrakta som referensmaterial för definierade produkter vilka parterna fritt har att relatera mot.

Årsavgift

Årsavgiften avser att finansiera vidare förvaltning och uppgradering av VilmaBas. Avgiften debiteras årsvis.

Alla (leverantörer och kunder) betalar lika och avgiften är för år 2011, 700 kr per företag/anläggning. I avgiften ingår förutom tillgång till artikelfilen (VilmaBas 1.0) en inloggning på http://www.branschradet-vilma.se/ för att komma åt dokumentationen som ligger till grund för Bassortimentet och dess ingående produkter. För varje ytterligare personlig inloggning tillkommer en kostnad på 300 kr/år.

Information, via våra nyhetsbrev Vilmainfo, går också kontinuerligt ut till de personer som är registrerade och på så sätt avser projektet att förmedla förändringar, uppdateringar och andra väsentliga angelägenheter som berör företag som aktivt använder Vilma för sin affärslogik.

För att anmäla ytterligare anläggningar (inom företaget) och personer

Gå in på http://www.branschradet-vilma.se/?file=registration_vilmabas.aspx och fyll i uppgifterna så skickas inom kort inloggningsuppgifter till anmäld mejladress. Har ni kompletterande frågor kan ni också kontakta:

- Finfo, vilma@finfo.se alternativt 08-40 24130

- Vilma, christer.green@branschradet-vilma.se alternativt 0705-300290 

 

Några tips för dig som är leverantör

Inventera vilka träprodukter i ert befintliga sortiment som är lika med VilmaBas produkt-ID

  • Ta ut Bassortimentet via Excel-dokumentet under flik 8 i Manualen VilmaBas 1.0 och inventera ert nuvarande sortiment.
  • Som resultat av inventeringen framgår vilka av era produkter som överensstämmer med angivna egenskaper hos VilmaBas förekommande produkt-ID.

Koppla unika produkter till förekommande VilmaBas produkt-ID

Certifierad Vilmaleverantör

  • För att kommunicera, via artikelfil med formatet Vilma, vilka av era produkter som är kopplade till respektive VilmaBas produkt-ID måste ni först och främst vara certifierad Vilmaleverantör. Är ni inte det så kontakta Finfo omgående på 08-40 24130 alternativt vilma@finfo.se.
  • De av er som redan är certifierade Vilmaleverantörer har att följa formatet Vilma 2.0. Det innebär att, i förhållande till Vilma 1.0, ytterligare ett fält ska fyllas i och det är VilmaBas produkt-ID. Observera att oavsett hur många artiklar (längder) ni har av en produkt så ska de som i grunden är samma produkt (alltså förutom längd) relateras till ett VilmaBas produkt-ID.
  • De i projektet framtagna neutrala bilderna/illustrationerna samt egenskapsdeklarationerna ska användas för varje VilmaBas produkt-ID. Kontakta Finfo för hur dessa skall kopplas!

Artikelfil till Finfo

  • När ni är klara med er artikelfil kan ni skicka den till Finfo för kvalitetskontroll.

Analog information

  • I er övriga information till marknaden kan ni använda VilmaBas produkt-ID som referens på produkter som överensstämmer med angivna egenskaper.

Anpassa kundavtal i relation till VilmaBas produkt-ID

  • Det är nu viktigt att anpassa era kundavtal så att det tydligt framgår vilka av era produkter som är relaterade till VilmaBas produkt-ID.
  • Informera era kunder om denna kvalitetssäkring och vad den innefattar.

Avrop

  • Vid avrop från kund där VilmaBas produkt-ID används såsom referens är det också viktigt att orderbekräftelsen innehåller denna information.

Leveranskontroll

  • Säkerställ, innan leverans, att de produkter som ska levereras uppfyller de kvalitetskrav som respektive VilmaBas produkt-ID omfattar.

Uppföljning

 

Några tips för dig som är kund

Inventera vilka träprodukter i ert befintliga sortiment som är lika med VilmaBas produkt-ID

  • Ta ut Bassortimentet via Excel-dokumentet under flik 8 i Manualen VilmaBas 1.0 och inventera ert nuvarande sortiment.
  • Som resultat av inventeringen framgår vilka av era produkter som överensstämmer med angivna egenskaper hos VilmaBas förekommande produkt-ID.
  • Kontakta de leverantörer som ni avser att beställa produkter ifrån och stäm av om de är Certifierade Vilmaleverantörer och om de kommer att kvalitetssäkra sina produkter med VilmaBas produkt-ID.
  • De tillfrågade leverantörer som är Certifierade Vilmaleverantörer samt avser att kvalitetssäkra sina produkter är de som kan bli aktuella och därigenom skapas en grund för möjliga produkter som kan levereras till er.

Koppla unika produkter till förekommande VilmaBas produkt-ID

Manuellt

  • Har ni inget systemstöd kan ni själva stansa, i ert artikelregister, de uppgifter ni behöver för att säkerställa att de av era produkter som är relaterade till ett VilmaBas produkt-ID också tydligt i sin benämning får detta angivet.
  • Varje produkts egenskapsdeklaration finns som en länk i den digitala manualen under flik 8. Dessa kan ni spara ner och själva koppla i ert affärssystem eller lagra på annan lämplig plats.

Leverantörsneutral artikelfil från Finfo

  • Har ni systemstöd samt är abonnenter av filformatet Vilma 2.0 kan ni beställa en fil från Finfo som ger er de grundläggande uppgifterna som är aktuella för respektive produkt.
  • Observera att innehållet i filen inte avser att lösa alla varianter som förekommer lokalt på hur artikelregistren är uppbyggda utan endast är till för er att använda som grund. I filen finns endast en artikel per produkt-ID och denna är med enheten meter (M).
  • I filen finns också länkar till respektive egenskapsdeklaration samt neutrala bilder/illustrationer med mått. Dessa kan användas i era webbportaler/shopar.

Leverantörsunik artikelfil från Finfo

  • Ni kan också få, från de av era leverantörer som levererar artikelinformation enligt filformatet Vilma 2.0, komplett artikelinformation om produkterna inklusive varje aktuellt VilmaBas produkt-ID.
  • Detta kräver att ni själva är abonnenter hos Finfo och har ett affärssystem som är godkänt för formatet Vilma 2.0.

Anpassa kundavtal i relation till VilmaBas produkt-ID

  • Det är nu viktigt att anpassa era kundavtal som innefattar träprodukter så att det tydligt framgår vilka av dessa som är relaterade till VilmaBas produkt-ID.
  • Informera era kunder om denna kvalitetssäkring och vad den innebär.

Avrop

  • Vid avrop anges VilmaBas produkt-ID som referens och var noga med att det också är angivet i orderbekräftelsen från leverantören.

Mottagningskontroll

  • Säkerställ att produkterna som levererats till er uppfyller de kvalitetskrav som respektive VilmaBas produkt-ID omfattar.
  • Lagra produkten på ett sätt som garanterat bibehåller de egenskaper som produkten ska ha även i nästa leverans, alltså till er kund.
  • Vid leveranser till en byggarbetsplats är det viktigt att er kund gör motsvarande mottagningskontroll så att båda parter är överens, direkt, om vad ni levererat.

Uppföljning

  • Följ kontinuerligt upp era leverantörers leveranser och anmäl avvikelser omgående. På så sätt säkerställer ni att era egna leveranser, av träprodukter, är av en jämn och hög kvalité.
  • För allmänna synpunkter och avvikelser använd vår ärendehantering http://www.branschradet-vilma.se/?file=form.aspx&lang=SE.

 

Välkomna till användandet av VilmaBas

Christer Green

Vill Du inte längre ha Vilmainfo från Branschrådet-Vilma? Avsluta prenumerationen genom att klicka här, fylla i mailet och skicka.